In diesem Beitrag erfahrt ihr

was ein Beirat (Advisory Board) ist
warum wir Dir einen Beirat empfehlen
welche Aufgaben der Beirat erfüllt
welche Pflichten den Beiratsmitgliedern obliegen
ob ein Haftungsrisiko für Beiratsmitglieder besteht

Die Organe einer GmbH

Eine GmbH, die weniger als 500 Arbeitnehmer beschäftigt, hat grundsätzlich zwei gesetzlich vorgeschriebene Gesellschaftsorgane: Die Gesellschafterversammlung und die Geschäftsführung. Sind in einer GmbH mehr als 500 Arbeitnehmer beschäftigt, muss neben diesen beiden Organen verpflichtend ein Beirat eingerichtet werden. In allen anderen Fällen besteht die Möglichkeit ein solches Organ freiwillig einzurichten.

Der Beirat im Organisationsgefüge einer GmbH

Innerhalb einer GmbH herrscht eine klare Abgrenzung der Verantwortungsbereiche.

Während die Gesellschafterversammlung das oberste Willensbildungsorgan einer GmbH ist, führt die Geschäftsführung die Geschäfte der Gesellschaft und vertritt die Gesellschaft nach außen. Dabei ist sie an die Weisungen der Gesellschafterversammlung gebunden.

In den meisten Venture Capital finanzierten Gesellschaften, wird – nicht zuletzt auf Wunsch der Investoren – ein Beirat als zusätzliches Organ eingerichtet, der zwischen Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung steht und klassischerweise der Geschäftsführung in beratender Weise zur Seite steht. Außerdem wird der Beirat oft mit bestimmten Zustimmungspflichten ausgestattet, die ansonsten der Gesellschafterversammlung zugewiesen sind.

Warum wir Dir ein advisory board empfehlen?

In erster Linie haben Gründer:innen und Unternehmer:innen viele Vorteile, wenn sie sich für die Einrichtung eines Boards entscheiden. Der Beirat bietet Dir die Option, externes Know-How aus unterschiedlichen Branchen einzuholen und versierte strategische Berater an der Seite zu haben: so profitierst Du von zusätzlichen Erfahrungen im Management, Expertenwissen zu neuen Trends oder hilfreichen Lösungen in Krisensituationen.

Als Geschäftsführer:in kannst Du Dich tiefgründig und unbürokratisch mit den wichtigsten Teilhabern Deines Startups/ Unternehmens abstimmen – z. B auch zu bevorstehenden Expansionsplänen. Außerdem bestehen Investoren oftmals auf einen Beirat, um über neue Unternehmensentwicklungen schnell und gut informiert zu werden und so Entscheidungsprozesse voranzutreiben – ohne gleich eine Gesellschafterversammlung einberufen zu müssen.

Insbesondere sensible Themen, z. B die weitere Finanzierung oder Exit-Pläne lassen sich zumeist besser im kleinen Personenkreis diskutieren.

Welche Aufgaben können auf den Beirat übertragen werden?

Der Beirat ist, anders als der Aufsichtsrat einer Aktiengesellschaft (AG), gesetzlich nicht explizit geregelt. Dies bedeutet auch, dass die Aufgaben eines Beirats denkbar flexibel ausgestaltet werden können.

In den meisten Startups besteht die Hauptaufgabe des Beirats darin, die Gesellschaft und die Geschäftsführung zu strategischen und geschäftlichen Themen zu beraten – auch schon in einer recht frühen Entwicklungsphase. Um diese Aufgabe bestmöglich zu erfüllen, besteht der Beirat meist aus erfahrenen Vertretern der Venture Capital Investoren sowie anderen Personen mit unternehmerischer Erfahrung.

Weiterhin wird der Beirat regelmäßig zur Überwachung der Geschäftsführung eingesetzt. So soll der Beirat grundlegende Entscheidungen der Geschäftsführung genehmigen. Dazu gehören beispielsweise:

der Abschluss von Verträgen ab einem bestimmten Volumen
Verträge mit Gesellschaftern, Beiratsmitgliedern oder Geschäftsführern
die Gründung oder Liquidation von Tochtergesellschaften
die Veräußerung von wesentlichen Vermögensgegenständen.

Darüber hinaus kann dem Beirat im Gesellschaftsvertrag auch eigene Entscheidungskompetenz zugewiesen werden. Dies betrifft insbesondere Entscheidungen, die zur Vereinfachung des Entscheidungsfindungsprozesses von der Gesellschafterversammlung auf den Beirat übertragen werden. Inhaltlich ist hier zum Beispiel denkbar:

die Bestellung der Geschäftsführer
Abschluss, Änderung und Beendigung der Dienstverträge der Geschäftsführer
die Feststellung des Jahresabschlusses

Schließlich bietet das GmbH Recht auch genügend Spielraum, um dem Beirat weitere Kompetenzen der Geschäftsführung oder der Gesellschafterversammlung zu übertragen, sofern es sich dabei nicht um die wenigen Zuständigkeitsbereiche handelt, die zwingend bei der Gesellschafterversammlung verbleiben müssen. Hierzu gehören: Satzungsänderungen, Entscheidungen über Verschmelzungen oder Umwandlungen).

Welche Pflichten treffen die Beiratsmitglieder?

Insgesamt lassen sich die Pflichten für Beiratsmitglieder in drei Kategorien einteilen.

Rechtmäßigkeitspflicht
Sorgfaltspflicht
Verschwiegenheitspflicht

Rechtmäßigkeitspflicht bedeutet, dass die Beiratsmitglieder bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die gesetzlichen Vorschriften zu beachten haben. Fehlt den Beiratsmitgliedern der nötige rechtliche Sachverstand, haben sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben gegebenenfalls kompetenten (Rechts)-Rat einzuholen.

Unter Sorgfaltspflicht versteht man, dass jedes Beiratsmitglied ordnungsgemäß und gewissenhaft handelt – unabhängig davon, welche Aufgaben dem Beirat in einem Unternehmen tatsächlich zukommen. Das setzt voraus, dass jedes Mitglied seine Entscheidungen auf der Basis ausreichender und angemessener Informationen tätigt. Jedes Beiratsmitglied sollte daher über grundlegende unternehmerische Kenntnisse und Erfahrungen verfügen.

Einerseits können sich Beiratsmitglieder zwar nicht darauf berufen, dass ein anderes Mitglied aufgrund seiner Position oder Expertise einen bestimmten Sachverhalt vorrangig ausüben muss. Andererseits unterliegen Beiratsmitglieder, die über besondere Fachkenntnisse verfügen, einem strengeren Sorgfaltsmaßstab, soweit der Gegenstand der Entscheidung ihr Fachgebiet betrifft.

Jedes Beiratsmitglied ist berechtigt, bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben unternehmerisches Ermessen auszuüben (sog. Business Judgement Rule). Danach liegt keine Verletzung der Sorgfaltspflicht vor, wenn:

die Entscheidung eine unternehmerische Entscheidung ist
der Beirat im besten Interesse des Unternehmens handelt
die Entscheidung auf einer vernünftigen Grundlage beruht und frei von Interessenkonflikten ist
der Beirat zumindest in gutem Glauben ist

Verschwiegenheitspflicht: Darüber hinaus sollte beachtet werden, dass Beiratsmitglieder bei ihrer Tätigkeit regelmäßig mit vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnissen in Berührung kommen. Im Hinblick auf mögliche Interessenskonflikte und im Interesse des Unternehmens sollten die Beiratsmitglieder daher zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Besteht für Beiratsmitgliedern ein Haftungsrisiko?

Die Frage des Haftungsrisikos ist im Einzelfall anhand der konkreten Ausgestaltung der Zuständigkeiten des Beirats zu beurteilen. Das Haftungsrisiko bei einem Beirat, der ausschließlich beratend tätig ist, lässt sich eher als gering einzustufen – wobei die endgültige Entscheidung der Geschäftsführung obliegt.

Anders verhält es sich, wenn der Beirat selbst, eigene unternehmerische Entscheidungen trifft, die dann von der Geschäftsführung ausgeführt werden. In diesem Fall kann der Beirat rechtlich haftbar gemacht werden, wenn trotz ausreichender Information und Sachkenntnis ein Schaden eintritt. Daran ändert auch die Möglichkeit nichts, dass sich die Geschäftsführung im Außenverhältnis über die Entscheidung hinwegsetzt.

Kann das Haftungsrisiko anderweitig begrenzt werden?

In der Regel wird die Haftung des Beirats auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, die Beiratsmitglieder in die D&O-Versicherung einzubeziehen (die in vielen Fällen grobe Fahrlässigkeit, nicht aber Vorsatz abdeckt).