Was genau ist in Deutschland möglich?

Derzeit können die mit Abstand häufigste Form haftungsbeschränkter Gesellschaften – GmbH (die eine Einlage von mindestens 25.000 Euro vorschreibt) – sowie die bei Startup Gründern besonders beliebte UG (die ein Stammkapital von lediglich 1 Euro voraussetzt) online gegründet werden. Es gibt in beiden Fällen allerdings gewisse Einschränkungen.

Momentan ist ausschließlich eine Bargründung möglich. Das bedeutet, dass Du Deinen Anteil am Stammkapital der Gesellschaft an diese überweisen musst. Eine sogenannte Sachgründung, bei der das Stammkapital durch die Übertragung anderer Vermögensgegenstände (z.B Grundstücke, Nutzungsrechte, Lizenzrechte, Fahrzeuge oder Maschinen) aufgebracht wird, kommt online erst ab August 2023 in Betracht.

Für Sachgründungen unter Einbringung von Gegenständen, deren Übertragung ihrerseits beurkundungspflichtig ist (z. B: GmbH-Anteile oder Grundstücke) ist vorerst sogar gar kein Onlineverfahren vorgesehen.

Was brauche ich von meiner Seite aus für die Gründung?

Du benötigst die folgende Hardware:

Android oder Apple Smartphone mit NFC-Schnittstelle sowie installierter Notar-App (Download entweder im Google Play Store oder Apple Store)
Computer/Laptop mit Kamera, Mikrofon und stabiler Internetverbindung (mindestens 6 Mbit/s)
Gültiges Ausweisdokument mit eID-Funktion (seit 2017 ausgestellter deutscher Personalausweis, elektronischer Aufenthaltstitel, eID-Karte/Unionsbürgerkarte, Ausweisdokument anderer EU-Staaten mit vergleichbaren Sicherheitsstandards) sowie dazugehörige PIN
gültiger Reisepass, um eine elektronische Auslesung des Passfotos zu ermöglichen (nicht erforderlich, wenn der Personalausweis nach dem 2. August 2021 ausgestellt wurde)

Wie funktioniert das step by step?

Registrierung auf dem Portal der Bundesnotarkammer mit dem Laptop

Zunächst musst Du Dich auf der Website der Bundesnotarkammer registrieren. Stimme dazu den Nutzungsbedingungen zu und gib an, dass Du in dem Prozess als Beteiligter teilnehmen willst.
Anschließend wird ein Signaturzertifikat für die spätere Unterschrift erstellt. Stimme dazu den Fernsignaturbedingungen zu und erstelle ein Passwort, um Deine Signatur im Zweifel sperren zu können. Für die Anmeldung auf der Website der Bundesnotarkammer musst Du nachher ein anderes Passwort auswählen.
Im nächsten Schritt musst Du Dich elektronisch identifizieren. Wähle den Ausstellungsstaat eures Ausweisdokuments und scanne den auf der Website angezeigten QR-Code mit der Notar-App (Google Play Store/Apple Store) auf Deinem Handy.
Jetzt musst Du Deinen Ausweis über NFC mit Deinem Handy einlesen und die Ausweis-PIN eingeben. Normalerweise hast Du bei Ausstellung des Ausweises auch ein Schreiben mit der PIN bekommen. Falls Du den Zettel nicht mehr hast, kannst Du die PIN hier zurücksetzen. Dafür ist aber eine Meldeadresse in Deutschland notwendig.
Falls das Einlesen Deines Ausweises geklappt hat, musst Du abschließend noch ein paar Angaben auf der Website der Bundesnotarkammer machen. Nachdem Du Handynummer und E-Mail-Adresse mit den zugesandten Codes verifiziert hast, ist die Einrichtung eines Kontos abgeschlossen.

Vorbereitung der Videokonferenz

Wähle nun die Unternehmensform, die Du gründen willst; also GmbH oder UG. Bei den jetzt abgefragten Unternehmensdaten genügt es, wenn Du Firma (Namen) und Sitz der zu gründenden Gesellschaft angibst. Füge danach Angaben zu Gesellschaftern und Geschäftsführern hinzu
Du kannst jetzt schon dem Notar relevante Informationen für die Videokonferenz mitteilen sowie Dokumente hochladen. Das macht vor allem dann Sinn, wenn Du bei der Gründung nicht das Musterprotokoll verwenden willst. Du kannst relevante Informationen jedoch auch später in der Videokonferenz nachreichen
Da jede Person mit ihrem eigenen Laptop an der Videokonferenz teilnehmen muss, kannst Du im nächsten Schritt weitere Teilnehmer einladen. Eingeladene Personen müssen dann ebenfalls ein Konto bei der Bundesnotarkammer anlegen.

Auswahl des Notars

Du kannst die angezeigte Liste der Notare nach Namen, Sprachkenntnissen oder Ort filtern. Beachte dabei aber, dass der Notar die Beurkundung grundsätzlich nur vornehmen darf, wenn sich der Sitz der zu gründenden Gesellschaft oder der Wohnsitz eines Gesellschafters in seinem Amtsbereich befindet.

Um eine Ablehnung des Antrages durch den Notar zu vermeiden, ist es sinnvoll, bereits im Vorfeld (z.B. telefonisch abzuklären), ob dieser Online-Gründungen durchführt.

Videokonferenz mit dem Notar

Nach Erhalt Deiner Informationen wird Dir der Notar eine Einladung zur Videokonferenz zuschicken.

Bei der Konferenz musst Du Dich erneut mittels eID in der Notarapp identifizieren. Der Notar wird gemeinsam mit Dir das Gründungsprotokoll durchsprechen und Du kannst dieses elektronisch unterzeichnen. Dazu musst Du eine SMS-TAN eingeben.

Auf dieselbe Weise kannst Du in der Konferenz die Anmeldung zum Handelsregister unterschreiben.

Sobald Du dem Notar die Einrichtung eines Gesellschaftskontos sowie die Einzahlung des Stammkapitals nachgewiesen hast, wird er alle Unterlagen elektronisch an das Registergericht übersenden.